<div dir="ltr"><div class="gmail_quote"><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small">​Dear Best Bits member,<br></div><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small"><br>I'm sharing with you below the CSCG letter to the IGF Planning Retreat that focus on improving stakeholder selection and suggestion for coordination among the other stakeholder groups. <br></div><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small"><br>Hoping it will get a listening ear,<br></div><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small">Nadira AlAraj<br>Best Bits liaise to the CSCG<br><br></div>---------- Forwarded message ----------<div dir="ltr"><div dir="ltr"><div style="font-size:12pt;font-family:"Calibri";color:rgb(0,0,0)"><div style="font-size:small;text-decoration:none;font-family:"Calibri";font-weight:normal;color:rgb(0,0,0);font-style:normal;display:inline"><div style="font:10pt tahoma"><div style="background:rgb(245,245,245) none repeat scroll 0% 0%">
<div><b>From:</b> <a title="ian.peter@ianpeter.com" href="mailto:ian.peter@ianpeter.com" target="_blank">Ian Peter</a> </div>
<div><b>Sent:</b> Wednesday, June 29, 2016 3:05 PM</div>
<div><b>To:</b> <a title="igfretreat@intgovforum.org" href="mailto:igfretreat@intgovforum.org" target="_blank">igfretreat@intgovforum.org</a> </div>
<div><b>Subject:</b> IGF Retreat Submission from CSCG</div></div></div>
<div> </div></div>
<div style="font-size:small;text-decoration:none;font-family:"Calibri";font-weight:normal;color:rgb(0,0,0);font-style:normal;display:inline">
<div dir="ltr">
<div style="font-size:12pt;font-family:"Calibri";color:rgb(0,0,0)">
<p style="margin-bottom:7pt;margin-top:0pt;line-height:1.4727" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">Dear IGF 
Secretariat,</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"></font></span> </p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">I am pleased to submit this 
contribution for your planning retreat on behalf of the Internet Governance 
Civil Society Co-ordination Group (CSCG). CSCG exists solely to ensure a 
coordinated civil society response and conduit when it comes to making civil 
society appointments to outside bodies. It comprises representatives of the 
coalition members of the Association for Progressive Communications, Best Bits, 
Internet Governance Caucus, Just Net Coalition, and Non-Commercial Stakeholders 
Group of ICANN. Together the reach of these groups extends to many hundreds of 
non-governmental organisations, as well as a much greater number of individuals. 
</font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">In line with our mandate, this 
submission concentrates specifically on improving the nomination process and 
make-up of the Multistakeholder Advisory Group 
(MAG).</font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">As you know, this has been the 
subject of s</font></font></span></p><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small;display:inline"><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">​​</font></font></div><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">ome concerns with stakeholder groups, and we believe that these 
concerns should be addressed. In order to do this, we recommend the 
establishment of a small Multistakeholder Working Group, including 
representatives of Civil Society Coordination Group (CSCG), Internet Technical 
Collaboration Group (ITCG) and International Chamber of Commerce ( 
ICC/BASIS),  working with UNDESA to refine procedures and resolve some of 
these difficulties.  We feel sure that by working together we can develop 
procedures which improve stakeholder representation – and therefore the overall 
efficiency of the IGF. We commend this recommendation to 
you.</font></font><p></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">But in the meantime, and 
additionally, we refer to the recommendations of the Working Group on 
Improvements to the IGF, later endorsed by the UN General Assembly, which 
include 3 sections of relevance to this process. Our suggestions relating to 
these appear below.</font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><b><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>Sect 20(a) The three 
non-governmental stakeholder groups should propose lists of candidates that 
should be balanced, including in terms of gender distribution and in reflecting 
the diversity of geographical distribution. This will enable a wide range of 
diversity within the MAG, especially those groups which have been 
underrepresented in the MAG, and will be sufficiently large to provide some 
flexibility when selecting MAG 
members;</i></font></font></b></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">In finalising representation and 
providing the flexibility referred to above, we understand that, in addition to 
balance within each stakeholder group, you wish to ensure that you achieve the 
best possible gender and geographic balance across stakeholder groups; of course 
we agree with this objective.  But your process for doing this in the past 
has been to make final selections within UNDESA  without further 
consultation with stakeholder groups. This can sometimes be problematic, as you 
cannot possibly be aware of the ramifications of some such choices within 
stakeholder groups.</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">The way other organisations have 
handled this is to arrange a simultaneous phone hookup with representatives of 
stakeholder groups to discuss such final balance issues. You will find that we 
actually work quite well together in such circumstances, and we believe that the 
results will be more acceptable to stakeholder groups if this quick final 
consultation is included.</font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">Additionally, we believe  you 
need to address the issue that certain stakeholder groups have a long history of 
submitting names to you dominated by male candidates: and that as a result civil 
society nominations are often adjusted to include more women and get better 
gender balance overall.  That does nothing to address the problem of 
discrimination against women in those stakeholder groups where there is 
discrimination against women; it only creates a false perception of gender 
balance which will, if it has any effect at all, contribute to those problems 
not getting addressed. Furthermore, it makes it far more difficult for male 
candidates from civil society to be included. We suggest that you insist that 
each individual stakeholder group, and particularly governments, must address 
gender equality within their constituency.</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"></font></span> </p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><b><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>Sect 20(b) Stakeholder groups 
should identify and publicize the process which works best for their own culture 
and methods of engagement and which will ensure their 
self-management;</i></font></font></b></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">IGF Secretariat should not run 
duplicative processes for stakeholder nominations (such as was the case with the 
nominations for this IGF Retreat). Either a centralised process (where all 
candidates submit via IGF, and all nominations are then provided to stakeholder 
groups for assessment at the closing date), or a decentralised process, where 
stakeholder groups run their own processes (in accordance with 20(b) above) 
should be run, but not both. Duplicative processes are confusing, require 
candidates to submit twice, and results in differing sets of candidate groups 
for assessment existing.</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"></font></span> </p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><b><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>Sect  21 a) The process of 
selection of MAG members should be inclusive, predictable, transparent and fully 
documented;</i></font></font></b></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">In respect of this, we 
submit:</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"></font></span> </p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">1.  More transparency is needed. 
We believe that, in the interests of transparency, names and application details 
of all candidates for MAG selection should be publicly known. Whether this 
should be at the close of applications, or at the close of assessments, needs to 
be discussed further in the light of detailed procedures. Note: This is not a 
privacy issue as long as candidates are advised beforehand of this 
requirement.</font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">This requirement will assist with 
overall assessment of candidates by stakeholder groups, as well as in 
identifying candidates who have applied via separate organisations.  We 
suggest this requirement be included when stakeholder groups provide their own 
processes, and also if a more centralised process is run via IGF 
Secretariat.</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">2. We also suggest that 
recommendations from stakeholder groups to IGF Secretariat should be publicly 
available.</font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">3. Stakeholder procedures for making 
selections should also be publicly available. (CSCG’s current procedures can be 
found at <a href="http://www.internetgov-cs.org/procedures" target="_blank">http://www.internetgov-cs.org/procedures</a>)</font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">These recommendations are based on 
the best practice we have observed with other organisations in selecting 
multistakeholder representatives. We offer the above suggestions in the spirit 
of co-operation with you, as we also want to see the best possible 
representation of stakeholders. And again, we offer our services to work with 
you and other stakeholder groups to refine procedures to ensure more acceptable, 
transparent and representative results.</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">Sincerely,</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt">Ian Peter – Independent Chair, 
Internet Governance Civil Society Coordination Group 
(CSCG)</font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span> </p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><b><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>SUMMARY OF 
RECOMMENDATIONS</i></font></font></b></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>We recommend the establishment of 
a small Multistakeholder Working Group, including representatives of Civil 
Society Coordination Group (CSCG), Internet Technical Collaboration Group (ITCG) 
and International Chamber of Commerce ( ICC/BASIS),  to work with UNDESA to 
refine procedures for MAG nominations and similar processes.   
</i></font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>We recommend a simultaneous phone 
hookup with representatives of stakeholder groups to discuss final balance 
issues (including overall gender and geographical 
representation).</i></font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>We recommend that you insist that 
each individual stakeholder group, and particularly governments, must address 
gender equality within their constituency.</i></font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>We recommend that IGF Secretariat 
should not run duplicative processes for stakeholder nominations (such as was 
the case with the nominations for this IGF Retreat). Either a centralised 
process (where all candidates submit via IGF, and all nominations are then 
provided to stakeholder groups for assessment at the closing date), or a 
decentralised process, where stakeholder groups run their own processes should 
be run, but not both.</i></font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>We recommend that in the 
interests of transparency, names and application details of all candidates for 
MAG selection should be publicly known. This requirement should also be included 
when stakeholder groups provide their own processes, and also if a more 
centralised process is run via IGF 
Secretariat.</i></font></font></span></p><br>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span><font face="Arial"><font style="font-size:10.5pt"><i>Recommendations from stakeholder 
groups to the IGF Secretariat should be publicly available, as well as 
stakeholder procedures for making selections .</i></font></font></span></p>
<p style="margin-bottom:0pt;margin-top:0pt;line-height:1.38" dir="ltr"><span></span></p><br></div></div></div></div></div></div>
<br>_______________________________________________<br>
CS-coord mailing list<br>
<a href="mailto:CS-coord@internetgov-cs.org" target="_blank">CS-coord@internetgov-cs.org</a><br>
<a href="http://internetgov-cs.org/mailman/listinfo/cs-coord" rel="noreferrer" target="_blank">http://internetgov-cs.org/mailman/listinfo/cs-coord</a><br>
<br></div>
</div>